登記申請の際に備えるべき書類

　設立登記の際に貼付する発起人の同意書とは、下記の事項等について定款に記載していない場合に、発起人全員で同意したことを証する書面として法務局に提出する書類です。

• 本店所在場所
• 発起人が割当てを受けるべき株式の数および払い込むべき金額
• 資本金及び資本準備金の額

　これらの事項については、定款に記載されている場合は、発起人の同意書は不要です。ただし、本店所在場所については、通常定款には「本店所在地」として都道府県及び市区郡等まで定めておき、町名以降は発起人の同意書で定める、というのが一般的です。

　定款で完全な住所を定めておくと、もし、将来的に本店を移転したときに、都度定款変更が必要となり、手続き煩雑です。その代わりに、定款に例えば、「本店は兵庫県神戸市に置く」と定めておいた場合は、将来的に神戸市内で本店移転を行っても、定款変更は不要です。このような理由があるため、多くの会社では定款における本店所在地は市区まで定めるようにしているのです。

　株式会社を設立した際、あるいは、設立後に役員を変更した場合は、新たに就任した役員等について就任承諾書を作成して、登記申請の添付書面として法務局に提出します。

　ただ、特定の会社形態で特定の就任の仕方をした場合には、就任承諾書は不要とされる場合があります。ただ、実務上は、法的に就任承諾書は不要とされていても、就任承諾書を作成して提出するようにしている場合が多いようです。

　ここでは、参考までに、法的には就任承諾書が不要とされている一例を紹介します。

• 取締役会設置会社でない株式会社において、定款に設立時代表取締役として記載されている者
• 取締役会設置会社でない株式会社において、株主総会の決議によって選定された設立時代表取締役
• 発起人が設立時取締役になる場合で、定款に設立時取締役を定めている場合の、設立時取締役

　払込みを証する書面は４枚のA４用紙をホッチキス等で綴じる形で作成します。

1. 払込みがあったことを証する書面（表紙）
2. 払込み銀行の通帳の表紙のコピー
3. 通帳の表紙の裏面のコピー
4. 振り込まれた資本金が確認できる入出金明細ページのコピー

　これら4枚のA4用紙をホッチキスや製本テープで綴じ、払込みがあったことを証する書面に会社の実印を押し、各ページのつなぎ目に同じく会社実印で契印を押します。

　また、払込み作業は定款認証後に行わないと無効になりますので、振り込みのタイミングと会社印を発注して入手できるタイミングをうまく合わせることにより、設立登記申請までの期間を短縮することができます。

　会社設立後に、何か登記事項を変更した場合に、会社代表者は変更事項を登記申請する必要があります。その際、登記官は会社代表者本人からの登記申請であることを確認するために、会社の代表者印を登記申請書に押印するという運用になっています。

　そして、その前提として、登記所は会社設立登記の際に会社の代表者印を登録させ、登記申請書の印鑑と照合することになっており、その登録に必要なものが印鑑届書です。

　また、会社代表者が複数人いる場合は、印鑑を登録する代表者を一人定めて一つの代表印のみ登録することもできますし、各代表取締役ごとに代表印を定めて複数の代表印を登録することもできます。複数の印鑑を登録する場合は、その印影は異なるものである必要があるため、一般的には異なる書体の代表印を作成します。

　印鑑を登録する代表者を定めたほうがいいのか、複数の印鑑を登録したほうがいいのか、は一概には言えません。印鑑を一つしか登録していない場合、その代表者に何かあった場合（行方不明等）、すぐに会社として契約が必要な場合に対応できない、ということもあるかもしれません。また、複数の印鑑を登録した場合は、その紐づけ管理が難しくなることもあるでしょう。今後の会社業務の展開等もイメージながら、決めていくことになると思います。